Thời đại công nghệ 4.0 mang đến một luồng gió mới cho mọi ngành nghề kinh doanh, trong đó có spa làm đẹp. Con người không cần phải đau đầu với những
tính toán thủ công, giấy tời rườm rà nữa. Mọi thứ đều được
tích hợp trong phần mềm công nghệ số thật dễ dàng. Bạn đã biết
5 lý do cho thấy phần mềm quản lý spa vượt trội hơn hẳn quản lý excel chưa? Mời bạn tham khảo bài viết này của chúng tôi
Những bất cập khi quản lý spa bằng excel
Trước đây, các chủ spa gần như đã hoàn toàn quen thuộc với cách sử dụng excel để quản lý. Bởi
miễn phí hoàn toàn và sử dụng dễ dàng, chỉ cần tìm hiểu sơ qua là đã có thể sử dụng. Excel với hệ thống cột và hàng giúp các chủ nhà hàng có thể phân loại, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng thay vì phải mất thời gian ghi chép sổ sách. Tuy nhiên, khi công nghệ số phát triển như vũ bão hiện nay, quản lý spa bằng excel lại có quá nhiều
bất cập, không phù hợp nữa.
- Khó khăn trong việc lên báo cáo chi tiết, lập hóa đơn thủ công chậm, thiếu chuyên nghiệp mà dễ sai sót
- Độ bảo mật không cao. Thông tin spa của bạn có thể bị đánh cắp một cách dễ dàng.
- Có thể phát sinh rất nhiều những chi phí khác trong quá trình sử dụng như: chi phí thời gian, tiếp chi phí nâng cấp, mất điện, hỏng máy, lỗi win…cũng sẽ xóa sạch các dữ liệu bạn đang dùng.
- Không phù hợp với những spa kinh doanh với quy mô lớn.
- Khả năng kết nối với các thiết bị khác như: tính tiền bằng mã vạch, máy in hóa đơn…còn khá hạn chế.
Những
bất cập này đòi hỏi bạn phải tìm đến một giải pháp quản lý chuyên nghiệp hơn, giúp cho công việc kinh doanh spa của bận nhàn rỗi hơn, chính xác hơn, đó chính là phần mềm quản lý spa.
5 lý do cho thấy quản lý spa bằng phần mềm vượt trội hơn quản lý excel
Dù là sản phẩm mất phí, nhưng kinh doanh là phải đầu tư, chỉ mất hơn trăm nghìn trên tháng là bạn đã sở hữu một
phần mềm quản lý thẩm mỹ viện tiện ích nhất.
1. Quản lý khách hàng chuyên nghiệp
Nếu như excel dùng phương thức lưu trữ các thông tin về khách hàng, tình trạng kho hàng, sản phẩm với file excel riêng. Mỗi lần tìm kiếm sẽ mất khá nhiều thời gian, quá trình nhập liệu cũng hoàn toàn bằng tay nên chắc chắn không tránh khỏi sai sót và nhầm lẫn. Lịch hẹn của khách hàng chồng chéo lên nhau hay quên book chỗ cho khách hàng…Nó sẽ khiến bạn mất đi tính chuyên nghiệp trong kinh doanh.
Công cụ quản lý spa làm đẹp ra đời sẽ giải quyết rắc rối này một cách triệt để. Giờ giấc, lịch hẹn của khách hàng đều được thể hiện rõ với các thông tin cần thiết, cập nhật liên tục. Bạn cũng sẽ dễ dàng phân loại và quản lý khách hàng theo các nhóm đối tượng nhờ vào phần mềm leu trữ thông tin chi tiết khách hàng. Ngoài ra, phần mềm còn được trang bị thêm chức năng tự thống kê hiện mặt hàng, dịch vụ nào đang hot để kịp thời đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý nhất. Đặc biệt, với tính năng quản lý dựa trên mã sản phẩm và mã vạch tích hợp với thiết bị quét mã vạch còn giúp cho chủ quản lý spa tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
2. Quản lý nhân viên, kiểm soát thu chi hiệu quả
Một
ưu điểm tuyệt vời dễ dàng nhận thấy ở phần mềm quản lý spa chính là khả năng
quản lý nhân viên, kiểm soát thu chi hiệu quả ở mọi lúc, mọi nơi. Các tính năng thông minh được
tích hợp trong phần mềm, trong đó có
phiên bản dành cho điện thoại di động, nên bạn có thể
theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh spa bất cứ thời điểm nào, bất cứ nơi đâu. Sẽ rất bất tiện khi với excel, bạn di chuyển bất cứ nơi đâu, bạn không thể kiểm soát các hoạt động kinh doanh của nhà hàng nếu không mang theo máy tính.
Chủ spa có thể
quản lý, điều phối công việc cho nhân viên trở nên dễ dàng và linh hoạt. Chủ động theo dõi được việc chấm công, trạng thái đặt hàng, lịch trình công việc của từng nhân viên. Việc
tính lương và hoa hồng cũng trở nên đơn giản hơn khi không phải sử dụng nhiều công thức excel rắc rối. Giúp nhân viên lễ tân thanh toán cho khách hàng dễ dàng, quản lý dòng tiền thu – chi một cách hiệu quả.
3. Khả năng báo cáo, kiểm soát tức thì, chính xác
Nếu sử dụng excel, mỗi khi muốn tổng hợp dữ liệu và đưa ra báo cáo, thì phải sử dụng hàm tính toán và chỉ tổng hợp vào cuối kỳ, không thể theo dõi thường xuyên và không tránh khỏi dẫn đến sai lệch. Với phần mềm quản lý spa, việc theo dõi doanh thu, lượt khách hàng, hay các loại tiền trong spa chỉ còn là những
cú click dễ dàng. Bạn cũng có thể truy xuất dữ liệu bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu nếu muốn theo dõi chi tiết từ tuần, tháng, năm. Với công nghệ điện toán đám mây, mỗi cập nhật thông tin của spa diễn ra ngay tức thì. Cho phép
phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh cực nhanh chóng. Đảm bảo dữ liệu luôn được lưu trữ
an toàn kể cả lúc máy tính gặp trục trặc hay bị ngắt kết nối cũng không mất đi.
4. Tiết kiệm thời gian, chi phí
Hệ thống quản lý spa xây dựng dựa trên công nghệ điện toán đám mây và khả năng phân quyền sử dụng rõ ràng, nên có thể giúp bạn
quản lý spa đơn giản. Hệ thống cho phép đồng bộ dữ liệu tự động, sử dụng trên nhiều thiết bị nên
tiết kiệm chi phí quản lý, nhân sự và thời gian.
5. Quản lý thông tin hiệu quả
Việc spa sử dụng excel để lưu trữ các thông tin về doanh thu, khoản thu chi, sản phẩm dịch vụ…mỗi lần tìm kiếm mất rất nhiều thời gian. Việc hạn chế trong quản lý thẻ dịch vụ, chương trình khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt cho khách hàng…khiến bạn tốn khá nhiều thời gian để xử lý. Thì với nền tảng quản lý hair salon, mọi nghiệp vụ quản lý đều đã được tích hợp trên phần mềm. Chỉ cần nhập thông tin là mọi dữ liệu cần được hiển thị nhanh chóng, vượt trội hẳn phương pháp quản lý bằng excel.
Như thế nào là phần mềm quản lý spa tốt?
Một phần mềm quản lý spa tốt phải đảm bảo các tiêu chí quan trọng sau:
- Dễ sử dụng, đơn giản hóa mọi thao tác quản lý
- Giao diện thân thiện với người dùng, những mục đặt lịch hẹn, chấm công, báo cáo doanh thu và lợi nhuận…phải chi tiết và rõ ràng
- Tính linh hoạt và tự động hóa thông báo sẽ tự động báo việc xếp trùng lịch cho khách để chủ quản lý spa biết và kịp thời xử lý
- Giá cả phải chăng, không khiến bạn tốn cả bội tiền mua hoặc setup. Một số phần mềm cho phép trả phí theo gói để sử dụng dịch vụ với chi phí tiết kiệm hơn, nhưng các tính năng vẫn được đảm bảo. Đặc biệt, có thể dùng thử miễn phí chính là sự lưa chọn hoàn hảo cho bạn.
