Văn phòng điện tử - công cụ chuyển đổi số cho doanh nghiệp
Văn phòng điện tử là một phần mềm quản lý tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý một doanh nghiệp tại văn phòng bao gồm:
Quản lý dự án, phân công giao việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu,
quản lý hợp đồng, quản lý biểu mẫu, quản lý nhân sự, kế toán nội bộ,
quản lý dòng tiền,
quản lý đơn hàng, quản lý các dịch vụ... nhằm mục đích
số hóa toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp như danh sách khách hàng, đơn hàng, hợp đồng, hàng hóa trong kho... và đồng thời
số hóa các quy trình nghiệp vụ.
Sử dụng văn phòng điện tử, chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian thực và từ đó
hỗ trợ ra quyết định hoặc lập kế hoạch,
hoạch định chiến lược một cách chuẩn xác nhất.
Các tính năng cơ bản của phần mềm văn phòng điện tử
Quản lý khách hàng
Dữ liệu đầu tiên, quan trọng nhất và là tài sản sinh lời lớn nhất cho doanh nghiệp là khách hàng, đây chính là mục tiêu số hóa đầu tiên. Sẽ không còn
thông tin khách hàng được lưu trên giấy hay file mềm. Tất cả sẽ được mã số hóa và bảo mật trong cơ sở dữ liệu tập trung và đặt trên máy chủ cloud của doanh nghiệp. Dữ liệu này được phân quyền truy xuất cho từng bộ phận khác nhau, ví dụ phòng hỗ trợ khách hàng được truy xuất đến các thông tin cơ bản như địa chỉ, điện thoại, email và các dịch vụ khách hàng đang sử dụng. Phòng kế toán được truy xuất đến các
lịch sử giao dịch, công nợ và hạn mức thanh toán của khách hàng.
Chủ doanh nghiệp thì sẽ có các báo cáo thống kê về
doanh thu theo từng khách hàng, khách hàng VIP, sinh nhật khách hàng, và các biểu đồ sử dụng dịch vụ, lịch sử thanh toán, tín chấp công nợ...
Quản lý nhân sự
Nếu như khách hàng là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp thì
nguồn lực nhân sự là công cụ tốt nhất để chủ doanh nghiệp khai thác tài nguyên khách hàng và mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp
module quản lý nhân sự khép kín từ khâu quản lý ứng viên, đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn, gửi offer công việc, ký hợp đồng lao động, theo dõi bảo hiểm,
chấm công wifi, lập bảng lương, cho đến các khâu điều chuyển công tác, thôi việc, thăng chức (promotion) hoặc nghỉ sinh, nghỉ ốm,
nghỉ phép... tất cả đểu được theo dõi trên phần mềm và hoàn toàn tự động.
Quản lý hợp đồng
Quy trình sale được số hóa toàn bộ, từng bước, từ
giai đoạn báo giá, thỏa thuận, chốt deal, đến
ký hợp đồng, gửi thông báo thu tiền,
tạm ứng,
thanh toán.... Dữ liệu về hợp đồng được số hóa và lưu trữ trên hệ thống, được phân cấp vào các thư mục thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu hợp đồng, theo dõi thanh toán và công nợ. Với phần mềm G-office các quy trình đều khép kín và loại trừ các rủi ro nhầm lẫn mang yếu tố con người.
Quản lý dịch vụ
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng như dịch vụ điện, nươc, quản lý chung cư, dịch vụ thuê xe, thuê văn phòng... chắc chắn sẽ rất mệt mỏi khi phải tìm kiếm các giấy tờ liên quan đến dịch vụ. Phần mềm có sẵn
module quản lý dịch vụ với các tính năng như, tạo invoce, quản lý dịch vụ đến hạn, thông báo thu tiền, gia hạn dịch vụ....
Quản lý hàng hóa và đơn hàng
Đối với các công ty thương mại, logistic, việc
quản lý hàng tồn kho, quản lý xuất nhập tồn luôn là một bài toán đòi hỏi tốn kém rất nhiều nguồn lực nhân sự mà lại nhiều rủi ro, thất thoát khi quản lý trên sổ sách giấy tờ.
Module quản lý kho của vdata sẽ làm cho mọi sổ sách trở nên sạch sẽ, báo cáo tường minh. Chủ doanh nghiệp và bộ phận sale liên tục được cập nhật về tình hình hàng hóa trong kho,
hạn mức tồn kho, để có thê lên đơn hàng và điều phối việc xuất nhập hàng một cách trơn tru.
Hàng hóa được
quản lý bằng mã vạch và kiểm hàng, nhập hàng, xuất hàng đều bằng mã vạch nên sẽ hạn chế các sai sót do nhầm lẫn của con người. Các báo cáo kho hàng được thực hiện theo thời gian thực giúp doanh nghiệp chủ động về kế hoạch găm hàng, tồn hàng, đẩy sale.
Kế toán nội bộ
Một phần nghiệp vụ kế toán bao gồm,
quản lý thu chi, theo dõi các tài khoản tiền mặt (111) ngân hàng (112),
quản lý hóa đơn,
quản lý công nợ và thanh toán cũng được tích hợp trong
vpdt khiến cho sản phẩm này ngày càng trở lên toàn diện và hữu ích cho doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng luôn được báo cáo kịp thời và có số liệu đầy đủ về
dòng tiền, về
doanh thu theo ngày, tháng, năm về tình hình sử dụng hóa đơn. Tra cứu hóa đơn, số dư và các giao dịch ngân hàng, tiền mặt...
Quản lý dự án và phân công giao việc
Chức năng cộng tác,
phân công giao việc và
quản lý dự án đã được đơn giản hóa và phù hợp với môi trường cộng tác của các doanh nghiệp tại Việt Nam thuận lợi hơn rất nhiều so với các phần mềm cộng tác của nước ngoài. Bạn có thể tạo các dự án, mô tả công việc, phân công các nhân sự tham gia dự án, đặt dealine cho dự án, báo cáo tiến độ. Các đầu việc sau đó cũng sẽ được break-out theo từng tuần, từng ngày và giao cụ thể cho từng nhân sự với
deadline rõ ràng, và yêu cầu hoàn thành cụ thể.
Nhân sự thực hiện các công việc có thể
báo cáo tiến độ thực hiện từng phần việc của mình ngay trên phần mềm. Có thể kèm theo comment, góp ý. Người giao việc sẽ được thông báo mỗi khi một công việc được hoàn thành.
Các công việc bị trễ deadline sẽ cập nhật realtime trên dashboard để người quản lý biết được trong dự án, trong nhóm hoặc phòng ban của mình nhân sự nào chăm chỉ và hoàn thành đúng hạn các công việc được giao, nhân sự nào thì cần kèm cặp hỗ trợ thêm.
Module quản lý công việc cũng có sẵn cơ chế đánh giá KPI dựa trên mức độ hoàn thành công việc, với các chỉ tiêu do người dùng định nghĩa, chẳng hạn như tổng khối lượng công việc, số lượng công việc hoàn thành, số lượng công việc trễ deadline, số lượng công việc không đạt yêu cầu...
Quản lý marketing và telesale
Thật là tuyệt vời nếu như một phần mềm có thể đáp ứng mọi nghiệp vụ hiện có trong doanh nghiệp. Với ý tưởng đó, chúng tôi đã nỗ lực tích hợp thêm các nghiệp vụ marketing và telesale vào VPDT để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho doanh nghiệp. Module quản lý marketing và telesale của vpdt tích hợp chức năng gửi SMS marketing theo data có sẵn, gửi email chăm sóc khách hàng, gửi email chúc mừng sinh nhật, SMS chúc mừng sinh nhật, SMS các chương trình khuyến mại giảm giá, email gửi các thông tin cập nhật sản phẩm cho khách hàng...
Phần telesale, cung cấp công cụ để trưởng nhóm phân chia data cho các sale agent, thống kê và báo cáo các cuộc gọi theo từng agent và theo các tình trạng như: thuê bao, không nghe máy, không quan tâm, cần chăm sóc tiếp, đã hẹn gặp, đã chốt...
Lợi ích khi sử dụng văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc
sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Chính vì vậy, văn phòng điện tử sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để và
nâng cao hiệu quả công việc.
Văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…). Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị, doanh nghiệp phải chi trả. Có rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi ứng dụng văn phòng điện tử đều cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp
tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, mà còn
giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
Khi doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia sẽ được phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Điều này còn tùy vào đặc điểm của từng công ty, doanh nghiệp. Với việc sử dụng Văn phòng điện tử lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác.
Người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời.
Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể
dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời giảm bớt việc họp hành mệt mỏi và căng thẳng.
Phần mềm văn phòng điện tử còn tích hợp
hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Văn phòng điện tử không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn tích hợp nhiều tiện ích có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…
Quý khách hàng quan tâm có thể đăng ký dùng thử sản phẩm tại đây hoặc liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất.
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG SỐ VDATA (VETABYTE)
Địa chỉ: Tầng 18, Tòa nhà CEO, đường Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Hotline: 098 984 8886
Email: info@vdata.com.vn
Website: https://vetabyte.com
