Quỹ Đầu Tư Cổ Phiếu Manulife MAFEQI

Cái kết “đắng” khi quản lý Spa theo cách truyền thống trong thời đại công nghệ

Cho tới thời điểm này, rất nhiều chủ Spa vẫn ứng dụng phương thức quản lý Spa của mình bằng ghi chép sổ sách thủ công. Và đây chính là nguyên nhân “giết chết” Spa của bạn nhanh chóng. Quản lý hoạt động Spa theo phương pháp truyền thống sẽ khiến việc kinh doanh của bạn gặp những vấn đề sau:

Số lượng khách hàng tụt giảm nhanh chóng

Vấn đề liên quan tới khách hàng chính là khuyết điểm đầu tiên mà bạn thấy được khi vẫn duy trì cách quản lý Spa truyền thống trong thời đại công nghệ. Các chủ Spa thường sẽ phải đau đầu với chuỗi lịch hẹn khách hàng chồng chéo. Hay bạn không thể nào kiểm soát nổi hết được các thông tin khách hàng cũ.

Số lượng khách hàng tụt giảm nhanh khi quản lý Spa theo cách truyền thống

Đặc biệt, lịch sử điều trị của các bệnh nhân là tài liệu vô cùng quan trọng mà các Spa cần lưu lại. Thế nhưng cách thức quản lý “cũ rích” này thì không cho phép các chủ Spa lưu được hình ảnh qua các lần trị liệu. Từ đây dẫn tới việc bạn sẽ khó nắm bắt được sự thay đổi tích cực/ tiêu cực của khách hàng qua mỗi lần tới Spa.

Và tất nhiên, nếu kinh doanh Spa mà bạn không thể nhớ được hết những vị khách quen của mình thì chắc chắn độ uy tín sẽ giảm sút. Và từ đây số lượng khách hàng tới Spa của bạn cũng thưa dần, ảnh hưởng nghiêm trọng tới doanh thu của hệ thống.

Hàng hóa, dữ liệu có sự sai lệch lớn

Vì là một loại hình kinh doanh, vậy nên Spa của bạn sẽ phải có giao dịch nhập kho - xuất kho. Đặc biệt, đồ dùng hay mỹ phẩm dùng trong Spa đều là những món đồ có giá trị lớn. Và khi bạn không có quy trình quản lý chặt chẽ thì việc thống kê sai sót nguyên liệu sử dụng là điều không thể tránh khỏi. Nếu không có máy móc hỗ trợ, việc gian lận trong kiểm kê của nhân viên rất dễ xảy ra.

Quản lý Spa theo lối cũ sẽ dẫn tới dữ liệu về hàng hóa có sự chênh lệch lớn

Chưa dừng ở đó, quản lý hàng hóa bằng sổ sách sẽ rất dễ bị thất lạc, rách nát. Chỉ cần một lần hỏa hoạn hay ngập nước là toàn bộ các dữ liệu ghi trên giấy sẽ tan biến. Ngay cả việc dùng excel để quản lý cũng không thể đảm bảo sự an toàn tuyệt đối vì máy tính của bạn có thể nhiễm virus bất cứ lúc nào.

Vì thế có thể thấy rằng vấn đề quản lý hàng hóa, kiểm soát số lượng/ chất lượng mỹ phẩm, dụng cụ chuyên dụng,... bằng phần mềm là điều rất cần thiết.

Khó khăn trong việc tính thu chi, lãi lỗ

Hãy thử tưởng tượng, so với việc bạn chỉ cần một vài click đơn giản với quá trình miệt mài thực hiện các phép toán thu chi thì cách giải quyết nào nhanh chóng, tiện lợi hơn. Câu trả lời chắc chắn ai cũng biết được.

Rõ ràng, khi quản lý Spa theo cách truyền thống sẽ khiến bạn việc gặp khó khăn trong việc tính toán lãi lỗ hàng tháng. Bạn sẽ phải đau đầu dò từng con số, rồi lại “cặm cụi” thực hiện hàng loạt các phép tính. Và cũng có thể chính bạn sẽ tính toán sai dẫn tới việc kinh doanh bị lỗ.

Không quản lý Spa được khi ở xa

Cách quản lý Spa thông thường sẽ bắt buộc bạn phải có mặt tại hệ thống của mình để kiểm soát toàn bộ hoạt động của Spa. Khi đi xa, bạn không thể biết được hoạt động của Spa đang diễn ra như thế nào. Hay khi hệ thống của bạn gặp trục trặc thì bạn cũng không thể giải quyết được. Đây chính là điểm yếu lớn nhất của cách quản lý dịch vụ Spa theo lối truyền thống.

Quản lý Spa truyền thống sẽ không kiểm soát được hoạt động của hệ thống từ xa

Việc quản lý và chi trả lương cho nhân sự khó khăn

Trong mỗi Spa, số lượng nhân sự sẽ được tuyển dụng theo quy mô của hệ thống. Với Spa nhỏ, ít nhân viên thì việc quản lý và chi trả lương không có gì đáng ngại. Ngược lại, với chuỗi hệ thống lớn, nhân sự nhiều thì việc chấm công hay tính lương bằng tay quả thực là nỗi vất vả lớn đối với các chủ Spa.

Hơn thế nữa, không phải lúc nào bạn cũng có mặt ở Spa của mình để “chăm chắm” theo dõi xem nhân viên có đi làm đúng giờ không, có về sớm hơn quy định không. Và lúc này, bạn cần thay đổi hướng quản lý bằng cách áp dụng những công nghệ hiện đại hơn, chẳng hạn như dùng phần mềm dành riêng cho Spa.

Các chương trình marketing không bắt kịp xu thế, lạc hậu

Để thu hút khách hàng tiềm năng thì các chương trình marketing online và offline là điều không thể thiếu. Thông qua các chiến dịch truyền thông, khách hàng sẽ thấy được những lợi ích, thế mạnh mà Spa của bạn mang lại. Và trong những chuỗi sự kiện này, việc bắt kịp theo xu hướng chính là mấu chốt để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Quản lý Spa thủ công rất khó tiếp cận được với các hướng quảng cáo mới, hiện đại

Nếu bạn vẫn đang quản lý hệ thống của mình theo cách thủ công thì rất khó tiếp cận được với các hướng quảng cáo mới, hiện đại. Có thể bạn sẽ không biết được rằng những chiến dịch bạn sắp thực hiện đã trở nên “cũ kỹ” vì đối thủ đã dùng nó từ trước. Vậy nên việc ứng dụng công nghệ hiện đại là điều rất cần thiết.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý Spa

Với những vấn đề trên, việc quản lý Spa theo phương pháp truyền thông đã vô tình khiến quá trình kinh doanh của bạn gặp khó khăn, không thể vượt lên trên các đối thủ. Lúc này, phần mềm quản lý Spa như Vetabyte Spa chính là giải pháp thông minh dành cho bạn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý Spa Vetabyte Spa

Khi ứng dụng công nghệ hiện đại, chủ Spa sẽ nhận được chuỗi lợi ích dưới đây:

Quản lý khách hàng dễ dàng, đặt và nhắc lịch hẹn hiệu quả
Thông tin khách hàng được bảo mật tuyệt đối.
Đưa ra báo cáo doanh thu theo từng ngày chuẩn xác, tiết kiệm thời gian.
Chăm sóc khách hàng chu đáo, chuyên nghiệp
Quản lý chặt chẽ hiệu suất làm việc của nhân viên
Quản lý từ xa, quản lý nhiều spa

Như vậy bài viết đã chỉ ra giúp bạn những điểm trừ lớn khi quản lý Spa bằng phương pháp truyền thống lỗi thời. Với những vấn đề trên, việc đổi mới quản lý hệ thống của mình bằng một ứng dụng hiện đại hơn sẽ là gợi ý thông minh. Hãy sáng suốt chọn lựa phương thức quản lý dịch vụ kinh doanh phù hợp với hệ thống của bạn nhé!