Dù ở bất kỳ doanh nghiệp nào,
kho hàng hóa được xem như là một trong những tài sản có giá trị lớn và đòi hỏi phải quản lý nghiêm ngặt. Đặc biệt, tại các spa hay trung tâm thẩm mỹ, kho hàng là nơi lưu trữ rất nhiều mỹ phẩm, dược liệu đắt tiền; việc quản lý này càng không thể xem nhẹ. Tuy nhiên, khi bạn không có nhiều ngân sách dành cho vận hành, làm sao để có thể
kiểm soát tồn kho hiệu quả, tiết kiệm? Dưới đây là những cách quản lý hàng hóa spa đơn giản, giải quyết bài toán chi phí đau đầu và hạn chế tối đa thất thoát.
1. Hệ thống hóa các loại hàng hóa trên phần mềm quản lý:
Trước đây, việc quản lý hàng hóa hầu hết được thực hiện bằng ghi chép sổ sách hoặc bằng excel đơn giản. Những phương pháp thủ công này mang lại rất nhiều bất cập cho cả nhân viên thực hiện và người quản lý như mất tài liệu – chứng từ, sai sót thông tin, mất thời gian và chi phí,…
Thay vào đó, hãy bắt đầu từ việc hệ thống hóa hàng hóa, mỹ – dược phẩm và lưu trữ thông tin trên một phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Cụ thể, khi nhập hàng hóa vào kho, nhân viên chuyên trách sẽ cập nhật các thông tin cơ bản lên ứng dụng này như tên hàng hóa, số lượng, ngày nhập, số ngày sử dụng,…Phần mềm sẽ tự động gán mã số hàng và cộng dồn với số tồn kho hiện tại.
Một khi hệ thống hóa thành công, những lợi ích vô cùng lớn mà một nhà quản lý spa có thể nhận được, đó là:
- Phân chia các danh mục hàng hóa để dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp kho bãi khoa học. Ví dụ, một kho hàng spa có thể chia thành các nhóm hàng như mỹ phẩm chăm sóc da, mỹ phẩm chăm sóc tóc, dược liệu,….
- Cập nhật chính xác ngày nhập hàng và thời hạn sử dụng sản phẩm để dễ dàng quản lý chất lượng. Bằng cách này, spa của bạn có thể dễ dàng áp dụng các mẹo bán hàng như ưu tiên sử dụng mỹ phẩm có thời hạn sử dụng ngắn, áp dụng các phương án giải quyết hàng tồn,…
- Công cụ hỗ trợ công việc bán hàng và thông báo tồn kho. Dựa vào phần mềm quản lý, bạn sẽ thao tác nhanh chóng, chính xác trong việc lựa chọn sản phẩm cần bán cho khách hàng; đồng thời chủ động trong việc lên kế hoạch nhập hàng mới.
2. Quản lý chặt chẽ các lệnh xuất – nhập hàng:
Không chỉ chú trọng việc quản lý đầu vào hàng hóa, một nhà quản lý spa cũng cần lưu tâm đến việc xuất hàng đầy đủ, chính xác về cả chất lượng và số lượng. Tận dụng những ưu thế về công nghệ, các phần mềm quản lý spa giờ đây cho phép người dùng thao tác lệnh trên máy tính, sao lưu chi tiết lịch sử xuất – nhập hàng (bao gồm người xuất, loại hàng hóa, số lượng, thời gian, mục đích xuất,..) và tổng kết báo cáo đầu – cuối kỳ một cách nhanh chóng.
Sử dụng một phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp như Vetabyte, bạn sẽ tạm biệt những rắc rối không đáng có như thất thoát hàng hóa nhưng lại không tìm được lỗ hổng ở khâu nào, không kiểm soát được hàng cận date,… Không những thế, bạn còn có thể dễ dàng theo dõi được các hoạt động bán hàng mỗi ngày, nhận biết được đâu là loại hàng hóa được yêu chuộng, sử dụng nhiều; đâu là loại khách hàng ít có nhu cầu để điều chỉnh kế hoạch mua hàng hợp lý, tối ưu chi phí nguyên vật liệu.
3. Thực hiện kiểm kê thực tế định kỳ:
Hiểu và tận dụng những điểm mạnh của các phần mềm quản lý spa, bạn cũng không thể hoàn toàn phụ thuộc vào nó mà bỏ qua công tác kiểm kê thủ công. Tùy thuộc vào quy trình của mỗi cơ sở kinh doanh, bạn có thể kiểm kê mỗi tuần hoặc mỗi tháng đối với kho hàng hóa của mình.
Việc kiểm kê này không hề thừa thãi một chút nào, ngược lại, giúp bạn quản lý nghiêm ngặt hơn:
- Đối chiếu số lượng thực tế so với báo cáo tồn kho là chính xác hay có chênh lệch. Nếu có khác biệt, bạn buộc phải tìm ra nguyên nhân cho việc thất thoát hay sai sót xảy ra để giải quyết và rút kinh nghiệm lần sau.
- Đồng kiểm và xem xét thay đổi các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng mỹ – dược phẩm như cách sắp xếp, nhiệt độ phòng bảo quản,…; đảm bảo được uy tín và chất lượng thương hiệu spa.
Tích hợp những tính năng quản lý hàng hóa kể trên, Vetabyte chính là một sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn để đơn giản hóa quy trình kiểm soát kho vận, giảm tải khối lượng công việc thủ công, tránh hao hụt tài sản và tối ưu hóa lợi nhuận. Với chi phí hợp lý; bạn sẽ nhận được một phần mềm quản lý “n trong 1” từ tồn kho, bán hàng cho đến doanh thu, tài chính,…Đây thật sự là một khoản đầu tư sẽ không khiến bạn thất vọng.
Hiểu và ứng dụng những cách quản lý hàng hóa spa một cách phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức và chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo được kết quả mang lại. Và sự kết hợp các lợi thế của phương pháp quản lý kho hàng thủ công và hiện đại chính là một bí quyết giúp spa của bạn vận hành trơn tru, chuyên nghiệp.
