Quản trị nói chung, dù ở lĩnh vực này hay lĩnh vực khác, cũng là một phần không thể thiếu của đời sống và đặc biệt cần thiết khi chúng ta cần thực hiện một loạt những hành động nhằm đạt được một mục tiêu nào đó. Những thành phần cơ bản của quản trị luôn hiện diện, dù là khi chúng ta quản trị cuộc đời hay quản lý doanh nghiệp.
Quản trị là rất cần thiết cả trong quản lý đời sống thường ngày lẫn trong việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Quản trị cuộc đời có nghĩa là nỗ lực để đạt được mục tiêu cá nhân của bạn. Còn quản trị một tổ chức là phối hợp cùng với một đội ngũ và thông qua họ, hoàn thành một loạt các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung của tập thể.
Quản trị doanh nghiệp là một bộ các quy tắc liên quan đến các chức năng hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát… và ứng dụng các quy tắc đó để khai thác hiệu quả các nguồn lực cơ sở vật chất, tài chính, con người và thông tin nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Quản trị nói chung và quản trị doanh nghiệp nói riêng gồm có 5 chức năng cơ bản là:
Hoạch định nghĩa là định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai. Xây dựng một bản kế hoạch hành động chi tiết và hợp lý thực sự là phần khó nhất trong 5 chức năng của quản trị doanh nghiệp. Chức năng này đòi hỏi sự tham gia tích cực của cả công ty.
Liên quan đến 2 yếu tố quan trọng là thời gian và cách thức thực hiện, hoạt động hoạch định và lên kế hoạch phải thể hiện được sự liên kết và điều phối hợp lý giữa các phòng ban và các cấp quản lý khác nhau.
Kế hoạch đề ra cũng phải tận dụng tối ưu nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp và sự linh hoạt của nhân sự để đảm bảo việc thực hiện, triển khai diễn ra thuận lợi.
Một doanh nghiệp chỉ có thể vận hành trơn tru nếu nó có một cơ cấu tổ chức tốt. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần có đủ lượng vốn, nhân sự và nguyên vật liệu sản xuất cần thiết để có thể hoạt động liên tục, đồng thời xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức tốt cùng với việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ đúng với tầm nhìn là điều tối quan trọng đối với doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô, số lượng các phòng ban và nhân sự tăng lên, doanh nghiệp sẽ mở rộng theo cả chiều ngang và chiều dọc. Điều này đòi hỏi sự thay đổi trong phương thức lãnh đạo. Chức năng tổ chức do đó cũng là một chức năng rất quan trọng của quản trị doanh nghiệp.
Khi nhận được những chỉ thị và hướng dẫn công việc rõ ràng, nhân viên sẽ biết chính xác họ cần phải làm gì. Kết quả công việc nhận được từ mỗi nhân viên sẽ được tối ưu nếu quản lý có những định hướng chỉ đạo hợp lý và rõ ràng, liên quan đến những nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện.
Một nhà quản lý sáng suốt là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực và rõ ràng và thường xuyên xem xét và thảo luận kỹ các quyết định chỉ đạo của mình cùng các cố vấn. Nhà quản lý giỏi cũng phải có khả năng tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên.
Khi tất cả các hoạt động được phối thực hiện một cách ăn ý và nhuần nhuyễn, doanh nghiệp cũng sẽ vận hành hiệu quả hơn. Ảnh hưởng tích cực từ thái độ và cách ứng xử của nhân viên đóng vai trò rất quan trọng trong việc phối hợp giữa các phòng ban. Vì vậy mục tiêu của chức năng điều phối trong quản trị doanh nghiệp là khuyến khích, tạo động lực, vừa duy trì kỷ luật công ty, vừa tạo không khí thoải mái trong các phòng ban.
Để thực hiện tốt chức năng điều phối đòi hỏi khả năng lãnh đạo cũng như sự trung thực, cởi mở trong giao tiếp, liên lạc nội bộ. Thông qua quản trị cách ứng xử và phối hợp hoạt động của nhân sự, doanh nghiệp mới có thể đạt được mục tiêu đặt ra.
Bằng cách thường xuyên theo dõi và tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị mới có thể biết được liệu công ty có đang vận hành đúng theo kế hoạch và mục tiêu đề ra hay không.
Chức năng kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp là một quy trình gồm 4 bước:
1. Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động, KPI dựa trên mục tiêu của công ty
2. Đo lường và lập báo cáo về hoạt động thực tế
3. So sánh kết quả báo cáo thực tế với chỉ tiêu kế hoạch
4. Thực hiện thay đổi hoặc các biện pháp phòng ngừa cần thiết.
Quản trị doanh nghiệp là một công việc phức tạp đòi hỏi các CEO luôn phải được cung cấp báo cáo, số liệu phân tích đúng nhất theo thời gian thực. Mà điều này, nếu làm thủ công thì tốn rất nhiều thời gian mà không đem lại hiệu quả mong muốn.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ra đời để cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình hoạt động, kinh doanh, nhân sự, tuyển dụng của doanh nghiệp. CEO chỉ cần sử dụng duy nhất một phần mềm để quản lý doanh nghiệp. Qua bài viết các bạn đã nắm được 5 chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp, từ đó áp dụng vào doanh nghiệp để vận hành một cách trơn tru và chuyên nghiệp nhất.
Chúc các bạn thành công!
