Quản lý văn phòng hiệu quả luôn là vấn đề được các chủ doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Nhất là với Coworking space - một mô hình còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Rất nhiều các vấn đề rắc rối đã được đặt ra khi các chủ doanh nghiệp lựa chọn mô hình này. Điển hình như Bảo mật hệ thống? Cách tra cứu thông tin? Xử lý tài liệu? Quản trị nhân sự? Vậy
giải pháp quản lý nào sẽ dành cho các chủ doanh nghiệp để giải quyết những khó khăn này đây? Liệu sử dụng phần mềm quản lý văn phòng có thật sự hiệu quả? Chúng ta hãy cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây của Vetabyte nhé!
Những khó khăn thường gặp trong quản lý văn phòng:
Trước khi đi sâu vào tìm hiểu các lợi ích mà một phần mềm quản lý văn phòng có thể mang lại, chúng ta hãy cùng phân tích những khó khăn mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ phải đối mặt. Việc quản lý văn phòng nói chung hay Coworking space nói riêng phần lớn đều gặp vấn đề khi lượng thông tin, tài liệu quá lớn. Đa phần vì đặc thù mang nhiều yếu tố phức tạp, mới mẻ, chẳng hạn như:
- Quản lý tài liệu: việc đảm bảo tính đầy đủ các giấy tờ pháp lý là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, xử lý tài liệu một cách thủ công sẽ dễ dẫn đến trường hợp sai xót, thiếu hụt thông tin. Gây khó khăn trong cả việc lưu trữ và tra cứu.
- Quản lý tổ chức: Việc vận hành để các hoạt động được diễn ra theo quy định mà vẫn không gây áp lực cho nhân viên và khách hàng.
- Bảo mật thông tin: Do tính chất mở của hầu hết không gian làm việc chung, việc bảo mật dữ liệu giữa công ty và thành viên là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc bảo mật vẫn gặp nhiều khó khăn nếu không có công nghệ cao hỗ trợ.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng?
Sử dụng phần mềm trong hoạt động quản lý văn phòng đang là giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng sẽ giúp các doanh nghiệp, các công ty giảm thiểu đáng kể thời gian và chi phí. Việc áp dụng công nghệ vào quản lý thông tin sẽ giúp lọc nội dung hiệu quả. Hệ thống sẽ tự động ghi lại những hoạt động quan trọng của công ty và loại bỏ đi những thông tin không cần thiết. Thuận tiện hơn, bạn cũng có thể truy cập và tra cứu bất cứ dữ liệu lúc nào bạn muốn.
2. Dành cho hầu hết mọi doanh nghiệp
Phần mềm quản lý ra đời là để đáp ứng mọi nhu cầu của mọi loại hình từ văn phòng, phòng họp cho đến coworking space. Không hề khó sử dụng mà ngược lại còn rất đơn giản bởi giao diện thân thiện, dễ thao tác. Chủ doanh nghiệp cũng có thể tự lên chương trình để phần mềm đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình.
3. Cải thiện khả năng quản lý
Phần mềm quản lý không chỉ giúp truy suất dữ liệu, cập nhật các thông số, thống kê, mà còn giúp hoàn thiện bộ máy quản lý và cải thiện khả năng quản lý của những người tham gia kinh doanh. Từ đó giúp họ đưa ra những quyết định kinh doanh một cách sáng suốt.
4. Xử lý khối lượng dữ liệu lớn
Thử nghĩ xem nếu bạn phải xử lý khối công việc với một lượng giấy tờ chất đống hay hàng tá file excel lưu trữ trong máy tính, bạn sẽ thế nào? Quả thật là rất "nhức não"đấy! Vậy vì sao bạn không sử dụng ngay phần mềm quản lý để doanh nghiệp không còn phải đối mặt với tình trạng lạc, mất hay rò rỉ thông tin như kiểu lưu trữ truyền thống xưa cũ kia nữa. Tất cả thông tin, dữ liệu sẽ được lưu trữ và sắp xếp một cách khoa học, có hệ thống, làm giảm thiếu tối đa rủi ro.
5. Đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh
Có thể thấy với các tính năng trên, phần mềm quản lý văn phòng đem lại khá nhiều tiện ích cho nhà quản trị. Đặc biệt là việc đưa ra các phương án kinh doanh dựa trên số liệu thống kê của phần mềm. Qua đó, giúp nhà quản trị lựa chọn chiến lược kinh doanh phù hợp, tối ưu hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Tại sao nên chọn Phần mềm quản trị doanh nghiệp G-office
Vetabyte là phầm mềm hỗ trợ quản lý văn phòng hiệu quả, với các chức năng tự động hóa những công việc thủ công, tối đa hóa hiệu suất, G-office tự tin sẽ làm tăng sự hài lòng cho cả chủ doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng.
Các tính năng cơ bản của phần mềm văn phòng điện tử G-office
Quản lý khách hàng
- Tất cả thông tin khách hàng sẽ được mã số hóa và bảo mật trong cơ sở dữ liệu tập trung và đặt trên máy chủ cloud của doanh nghiệp. Dữ liệu này được phân quyền truy xuất cho từng bộ phận khác nhau, ví dụ phòng hỗ trợ khách hàng được truy xuất đến các thông tin cơ bản như địa chỉ, điện thoại, email và các dịch vụ khách hàng đang sử dụng. Phòng kế toán được truy xuất đến các lịch sử giao dịch, công nợ và hạn mức thanh toán của khách hàng.
- Chủ doanh nghiệp thì sẽ có các báo cáo thống kê về doanh thu theo từng khách hàng, khách hàng VIP, sinh nhật khách hàng, và các biểu đồ sử dụng dịch vụ, lịch sử thanh toán, tín chấp công nợ...
Quản lý nhân sự
Phần mềm G-office tích hợp module quản lý nhân sự khép kín từ khâu quản lý ứng viên, đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn, gửi offer công việc, ký hợp đồng lao động, theo dõi bảo hiểm, chấm công wifi, lập bảng lương, cho đến các khâu điều chuyển công tác, thôi việc, thăng chức (promotion) hoặc nghỉ sinh, nghỉ ốm, nghỉ phép... tất cả đểu được theo dõi trên phần mềm và hoàn toàn tự động
Quản lý hợp đồng
Quy trình sale được số hóa toàn bộ, từng bước, từ giai đoạn báo giá, thỏa thuận, chốt deal, đến ký hợp đồng, gửi thông báo thu tiền, tạm ứng, thanh toán.... Dữ liệu về hợp đồng được số hóa và lưu trữ trên hệ thống, được phân cấp vào các thư mục thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu hợp đồng, theo dõi thanh toán và công nợ. Với phần mềm G-office các quy trình đều khép kín và loại trừ các rủi ro nhầm lẫn mang yếu tố con người.
Quản lý dịch vụ
Phần mềm G-office có sẵn module quản lý dịch vụ với các tính năng như, tạo invoice, quản lý dịch vụ đến hạn, thông báo thu tiền, gia hạn dịch vụ....
Quản lý hàng hóa và đơn hàng
- Module quản lý kho của G-office sẽ làm cho mọi sổ sách trở nên sạch sẽ, báo cáo tường minh. Chủ doanh nghiệp và bộ phận sale liên tục được cập nhật về tình hình hàng hóa trong kho, hạn mức tồn kho, để có thê lên đơn hàng và điều phối việc xuất nhập hàng một cách trơn tru
- Hàng hóa được quản lý bằng mã vạch và kiểm hàng, nhập hàng, xuất hàng đều bằng mã vạch nên sẽ hạn chế các sai sót do nhầm lẫn của con người. Các báo cáo kho hàng được thực hiện theo thời gian thực giúp doanh nghiệp chủ động về kế hoạch găm hàng, tồn hàng, đẩy sale.
Kế toán nội bộ
Một phần nghiệp vụ kế toán bao gồm, quản lý thu chi, theo dõi các tài khoản tiền mặt (111) ngân hàng (112), quản lý hóa đơn, quản lý công nợ và thanh toán cũng được tích hợp trong G-office khiến cho sản phẩm này ngày càng trở lên toàn diện và hữu ích cho doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng luôn được báo cáo kịp thời và có số liệu đầy đủ về dòng tiền, về doanh thu theo ngày, tháng, năm về tình hình sử dụng hóa đơn. Tra cứu hóa đơn, số dư và các giao dịch ngân hàng, tiền mặt...
Quản lý dự án và phân công giao việc
- Chức năng cộng tác, phân công giao việc và quản lý dự án của G-office đã được đơn giản hóa và phù hợp với môi trường cộng tác của các doanh nghiệp tại Việt Nam thuận lợi hơn rất nhiều so với các phần mềm cộng tác của nước ngoài. Bạn có thể tạo các dự án, mô tả công việc, phân công các nhân sự tham gia dự án, đặt dealine cho dự án, báo cáo tiến độ. Các đầu việc sau đó cũng sẽ được break-out theo từng tuần, từng ngày và giao cụ thể cho từng nhân sự với deadline rõ ràng, và yêu cầu hoàn thành cụ thể.
- Nhân sự thực hiện các công việc có thể báo cáo tiến độ thực hiện từng phần việc của mình ngay trên phần mềm. Có thể kèm theo comment, góp ý. Người giao việc sẽ được thông báo mỗi khi một công việc được hoàn thành. Các công việc bị trễ deadline sẽ cập nhật realtime trên dashboard để người quản lý biết được trong dự án, trong nhóm hoặc phòng ban của mình nhân sự nào chăm chỉ và hoàn thành đúng hạn các công việc được giao, nhân sự nào thì cần kèm cặp hỗ trợ thêm.
- Module quản lý công việc cũng có sẵn cơ chế đánh giá KPI dựa trên mức độ hoàn thành công việc, với các chỉ tiêu do người dùng định nghĩa, chẳng hạn như tổng khối lượng công việc, số lượng công việc hoàn thành, số lượng công việc trễ deadline, số lượng công việc không đạt yêu cầu...
Có thể nói, G-office là một sự lựa chọn hoàn hảo cho văn phòng chia sẻ coworking space. Nếu bạn đang sở hữu một cơ sở văn phòng cho thuê, đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm G-office tại đây nhé!
